Konkursy należą do popularnych metod promocyjnych. Mogą być
przygotowywane przez różne organizacje, fundacje non-profit, firmy,
czasopisma, stacje telewizyjne etc. Najczęściej podstawowym wymogiem,
który je łączy jest konieczność podania danych osobowych, aby wziąć w
nich udział, a często i obligatoryjne wyrażenie zgody na wykorzystanie
danych w celach marketingowych. Jednak czy organizatorzy takich działań
aby na pewno zbierają informacje zgodnie z zasadą adekwatności – czy nie
zbierają niepotrzebnych danych o uczestnikach konkursów i czy później
wykorzystują dane zgodnie z celem w jakim zostały zebrane?
Uważaj co udostępniasz
Biorąc udział w tego typu inicjatywach powinniśmy być ostrożni. W
pierwszym etapie organizator co do zasady powinien od nas wymagać
jedynie podstawowych danych czyli imienia, nazwiska, adresu e-mail,
numeru telefonu. W przypadku kiedy udział w konkursie zależy od wieku
może dodatkowo potrzebować podania daty urodzenia. Takie informacje są
wystarczające aby móc skontaktować się z osobą biorącą udział w akcji.
Pamiętajmy, że samo zgłoszenie nie jest jednoznaczne z wygraną. Dlatego
dopiero kiedy okaże się, że jesteśmy zwycięzcami organizatorzy powinni
wymagać podania szerszego zakresu danych. W przypadku nagród rzeczowych
może to być adres zamieszkania, a pieniężnych numer rachunku bankowego –
mówi adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W żadnym przypadku firmy nie powinny
wymuszać udostępnienia im innych informacji, zwłaszcza takich jak seria
i numer dowodu osobistego – dodaje. Czasami natomiast jest konieczne
pozyskanie numeru PESEL. Obowiązek podania numeru PESEL przez zwycięzcę
konkursu związane jest z koniecznością wystawienia nagrodzonej osobie
informacji podatkowej PIT-8C. Jednakże w zdecydowanej większości akcji
marketingowych, zwłaszcza tych konsumenckich, nie trzeba nikomu
wystawiać „pitów", ani tym bardziej zbierać do tego szczegółowych danych
osobowych.
Regulaminy konkursów i zgłoszenia
Są one bardzo ważne ze względu na to, że zawarte są w nich kwestie
związane z ochroną danych osobowych. W regulaminach powinien być
wskazany podmiot będący administratorem danych, cel, w jakim będą one
wykorzystywane, informacja o prawach wglądu w dane oraz ich poprawiania
oraz dobrowolności podania danych (podanie danych może być dobrowolne
ale niezbędne do przystąpienia do konkursu), ewentualnie informacja o
znanych odbiorcach danych. Z regulaminu powinno również wynikać, iż
uczestnik zgadza się na przetwarzanie swoich danych w celach związanych
z konkursem, pomimo zbierania zgody w zgłoszeniu konkursowym.
Kolejną istotną kwestią jest samo zgłoszenie konkursowe. Jego forma może
być dowolna. Jednak należy pamiętać, że firma/organizacja odpowiedzialna
za działania musi być w stanie przedstawić, że każdy z uczestników
dokonał zgłoszenia świadomie. Dlatego powinno ono zawierać przede wszystkim:
1. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych. W celu udziału w
konkursie oraz ewentualne inne zgody dot. pozwolenia na opublikowanie
informacji o zwycięzcach oraz na wykorzystanie wizerunku zwycięzcy, czy
na przetwarzanie danych w innych celach marketingowych – należy
pamiętać: jeden cel, jedna zgoda. Co ciekawe, na gruncie RODO oceniając,
czy zgody udzielono dobrowolnie, w jak największym stopniu uwzględnia
się fakt, czy od zgody na przetwarzanie danych nie jest uzależnione
wykonanie umowy, w tym świadczenie usługi, nawet jeśli nie jest ono
niezbędne do wykonania tej umowy.
2. Oświadczenie o zapoznaniu się i zaakceptowaniu regulaminu;
3. Obowiązek informacyjny wobec uczestnika. Biorąc pod uwagę, że w
związku z nadchodzącym RODO jest on obszerniejszy (art. 13 RODO)
większość szczegółów można zawrzeć w regulaminie.
Informacje podawane przez uczestników i gromadzone w związku z konkursem
według obowiązującego do 25 maja 2018 roku prawa - art. 7 pkt 1 ustawy o
ochronie danych osobowych – są zbiorem danych osobowym. W związku z tym
należy zgłosić go do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych
Osobowych – wskazuje adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. W przypadku kiedy w
spółce został powołany i zgłoszony do rejestracji administrator
bezpieczeństwa informacji, nie ma takiego obowiązku. ABI wpisuje go
jedynie do jawnego rejestru zbiorów, który prowadzi. Należy, pamiętać,
że na gruncie RODO czyli od 25 maja 2018 roku nie będzie już obowiązku
rejestracji zbiorów, a Inspektor Ochrony Danych („następca ABI") nie
będzie zobligowany do prowadzenia rejestru. Niestety dla organizatorów,
a z pożytkiem dla obywateli, RODO to dużo więcej zmian i nowości – dodaje.
Konkursy a portale społecznościowe
Przygotowując akcję promocyjną na Facebooku, należy pamiętać nie tylko o
ustawie o ochronie danych osobowych, ale także o regulaminie samego
portalu społecznościowego. Podobnie jak w przypadku innych konkursów
najważniejszy jest wspomniany wcześniej regulamin, w którym musi zostać
zawarte postanowienie odnośnie pełnego zwolnienia serwisu Facebook z
odpowiedzialności przez każdego uczestnika. Co więcej, musimy pamiętać o
poinformowaniu, że promocja nie jest w żaden sposób sponsorowana,
popierana ani przeprowadzana przez portal.
Co ciekawe, do przeprowadzania akcji/promocji nie można wykorzystywać
prywatnych osi czasu. Niedozwolone jest stosowanie rozwiązań typu
„udostępnij na swojej osi czasu, aby wziąć udział w promocji" czy
„oznacz znajomych w tym poście, aby wziąć udział w konkursie". Teraz
spróbujmy sobie przypomnieć jak często widzimy tego typu posty – mówi
adw. Marcin Zadrożny, ODO 24. Dlatego zawsze najważniejszy jest zdrowy
rozsądek. Zanim zdecydujemy się wziąć udział w jakiejś akcji i
udostępnić swoje informacje, zapoznajmy się z regulaminem samego
konkursu i miejsca, gdzie jest organizowany. Unikniemy wówczas
zagrożenia, że nasze dane zostaną wykorzystane w niewłaściwy sposób.
Warto również zawsze pamiętać, że nic nie dostajemy za darmo, zazwyczaj
jak coś dostajemy „za darmo" wówczas płacimy za to naszą prywatnością i
zgodami na przetwarzanie naszych danych w celach marketingowych.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz